デジタル化で業務効率が30％以上改善！デジタル化成功の鍵とは？

株式会社SMB（所在地：愛知県知多郡東浦町、代表取締役社長：廣瀬 修）は、経営者と管理職を対象に「社内デジタル化による効果と課題」に関する調査を行いました。

従来のアナログな業務プロセスやシステムでは対応が難しいことが多くなり、さまざまな企業でデジタル化が進められています。
では、どのような背景でデジタル化を進めようと思い、どのような効果を期待していたのでしょうか。
また、実際にデジタル化を進めて得られたメリットや浮かび上がった課題とはどのようなものなのでしょうか。

そこで今回、株式会社SMB（https://www.smb-inc.co.jp/）は、経営者と管理職を対象に「社内デジタル化による効果と課題」に関する調査を行いました。

調査概要：「社内デジタル化による効果と課題」に関する調査

• 【調査期間】2024年12月19日（木）～2024年12月20日（金）
• 【調査方法】PRIZMA（https://www.prizma-link.com/press）によるインターネット調査
• 【調査人数】1,022人
• 【調査対象】調査回答時に経営者と管理職であると回答したモニター
• 【調査元】株式会社SMB（https://www.smb-inc.co.jp/）
• 【モニター提供元】PRIZMAリサーチ

デジタル化推進の目的と背景

まずはじめに、「現在、どのような業務でデジタル化が進められていますか？（複数回答可）」と質問したところ、『文書管理（57.1％）』が最も多く、『勤怠（52.4％）』『スケジュールや予約状況の管理（52.0％）』が続きました。

多くの企業が、基盤的な業務を中心にデジタル化を進めていることがわかります。

次に、デジタル化を進める理由について尋ねました。

「デジタル化を進めようと考えた理由を教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『業務効率と生産性の向上（58.0％）』が最も多く、『情報の共有（33.9％）』『データ活用による経営判断の迅速化（33.2％）』が続きました。

主に業務効率化や生産性の向上、経営判断の迅速化などを目的に、デジタル化を推進しているようです。

「デジタル化を進めるために導入したシステムツールについて、選定のポイントを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『使いやすさ・操作性（55.4％）』が最も多く、『セキュリティの高さ（38.2％）』『サポート体制の充実度（31.2％）』が続きました。

約6割が『使いやすさ・操作性』を選定のポイントと回答したことから、導入ツールは「使いやすい」ことを重視して選ばれる傾向が強いことがうかがえます。

デジタル化を進めるまで

デジタル化が本格稼働するまでの期間についてもうかがっていきます。

「構想から、実際にデジタル化の本格稼働までにどの程度の時間を要しましたか？」と質問したところ、『1～2年未満（32.1％）』が最も多く、『2～3年未満（20.4％）』『6か月～1年未満（18.7％）』が続きました。

半数以上が『1～2年未満』『2～3年未満』と回答したことから、デジタル化は2年程度と比較的中長期のプロジェクトとして進められるケースが多いことがわかります。
では、デジタル化で最も障壁となったものは何だったのでしょうか。

続いて、「デジタル化を進める上で、最も障壁となったことを教えてください」と質問したところ、『導入によるワークフローの変更（17.4％）』と『専門人材の不足（17.4％）』が最も多く、『導入したシステムへの新たな課題対応（14.2％）』『運用／使用方法の説明（13.5％）』が続きました。

ワークフローの調整や専門人材や知識の不足が大きなハードルとなっているようです。

デジタル化による成功事例

ここからはデジタル化のメリットをうかがっていきます。

「デジタル化によって得られた最も大きな成果やメリットを教えてください（上位3つまで）」と質問したところ、『業務プロセスの効率化（43.8％）』が最も多く、『業務効率化によるコスト（人件費）削減（36.1％）』『エラーやミスの軽減（20.3％）』が続きました。

業務効率化やコスト削減が、デジタル化の主な成果として実感されていることが明らかになりました。

さらに「デジタル化を進めたことで、どの程度業務が効率化されたと感じますか？」と質問したところ、以下のような回答になりました。

• 『90％以上（3.7％）』
• 『70～90％未満（9.0％）』
• 『50～70％未満（24.4％）』
• 『30～50％未満（29.1％）』
• 『10～30％未満（26.9％）』
• 『10%未満（5.7％）』
• 『全く効率化されていない（1.2％）』

半数以上が、50％ほどの効率化を感じているようです。
ではデジタル化を進め、従業員の残業時間などにどのような変化があったのでしょうか。

「デジタル化を進めたことで、従業員の残業時間にどのような変化がありましたか？」と質問したところ、約7割が『とても減少した（11.0％）』あるいは『やや減少した（48.2％）』と回答しました。

多くの企業がデジタル化を進めることで従業員の残業時間に変化が生じたことが判明しました。

デジタル化したあとの課題

「デジタル化を進めた後に課題だと感じていることがあれば教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『社員のスキル不足（34.3％）』が最も多く、『コストの増加（29.8％）』『業務プロセスとの不一致（28.1％）』が続きました。

デジタル化が進んだ後も、スキルやコスト、業務との整合性など多方面での課題が顕在化していることが示されました。

最後に「課題を解決するために、どのようなシステムツールがあるとよいと思いますか（複数回答可）」と質問したところ、『シンプルな情報表示（43.4％）』が最も多く、『カスタマイズしやすい（39.3％）』『直観的・簡単に操作できる（39.1％）』が続きました。

使いやすさや柔軟性が求められる一方、移動先でも活用できるモバイル対応や軽い動作も重視されていることが見受けられます。

まとめ：業務効率化を目指す企業は約50％ほどのデジタル化に成功！しかしスキル不足が課題に

今回の調査で、企業がデジタル化を推進する主な目的として業務効率化や生産性向上が挙げられ、その中心となる業務として文書管理や勤怠管理などが進められていることが明らかになりました。

デジタル化に伴い導入したツールの選定では「使いやすさ」が重要視されており、導入までの期間は1～3年程度を要するケースが多いことも特徴的です。

一方で、デジタル化の障壁としてはワークフローの変更や専門人材の不足が挙げられ、多くの企業が調整や人材育成に課題を抱えていることが示されました。
それでも、業務プロセスの効率化やコスト削減、ミスの軽減といった成果が得られ、多くの企業が一定の満足感を得ていることもわかりました。

今後、デジタル化をさらに推進するためには、社員のスキル向上や既存業務プロセスとの整合性を確保しつつ、柔軟で直感的に操作できるツールの導入が鍵となるでしょう。また、経営層から現場までの一体的な理解と支援が不可欠です。本調査の結果は、企業のデジタル化戦略を策定する上での有益な指針となると考えられます。

業務管理システム　BizLib（ビズリブ）

今回、「中小企業の社内管理に関する実態」に関する調査を実施した株式会社SMBは、業務管理システム『BizLib（ビズリブ）』（http://www.bizlib.net/index.html）を運営しています。

■『BizLib（ビズリブ）』とは

企業の成長には、「ヒト」「モノ」「カネ」が不可欠であり、加えて情報化社会の進展に伴い、
「コト（情報）」や「トキ（時間）」も重要視されるようになりました。
BizLibでは、特に「ヒト」「コト」「トキ」に着目し、企業のビジネス成長をサポートします。

管理するだけでなく、”人を育てる”ツール

システム化することにより業務が効率化される反面、従業員は慣れない作業に手間が増えてしまうケースもあり、導入時の大きな障害となります。従業員に負担をかけることなく、使って便利、良かったと思わせるシステムが理想です。

いかに簡単に記録ができるか、目的優先ではなく、従業員の役に立ってこそのツール、さらには人を育てるツール、そんなシステムを目指したのがBizLibです。

■オススメの機能

【勤怠管理】

出退勤を一元管理できるタイムカード機能はテレワーク下でも便利な機能です。月ごとの集計はもちろん、残業時間の一覧表示や有給休暇の取得状況等も一覧で見ることができます。

【スケジュール管理】

BizLibのスケジュール管理はひと目で分かるカレンダー式。他の社員のスケジュールも確認できるので、情報共有のツールとしても使えます。

【電子ファイルの保管と受渡】

重要な電子ファイルを管理し、社内共有、最新の情報を展開することが可能です。社外への電子ファイル送信、ファイルは期限付きパスワード管理された状態で受渡ファイル送信した相手やダウンロード状況など、受渡を記録スケジュールや行動記録などに図面や商品画像など、PDFや画像などの情報を添付可能。

コロナ禍により、働き方も改革が必要です。収束後も新しい働き方はニューノーマルとなります。
政府のDX推進により、よりさらにスピードは加速していくことでしょう。
デジタル化を進め、効率化をすすめることにより、企業の収益UPを計りましょう。